Professional Email Tips: సాధారణంగా ప్రతిరోజూ మనం ఎవరికైనా లేదా మరొకరికి ఇమెయిల్ చేస్తాము. కొన్నిసార్లు ఇది అధికారికం లేదా కొన్నిసార్లు వ్యక్తిగతమైనది. ఈరోజు వృత్తిపరమైన ఈ-మెయిల్ రాయడానికి సంబంధించిన కొన్ని ముఖ్యమైన విషయాలను మీకు చెప్పబోతున్నాము ఇది గుర్తుంచుకోవడం చాలా ముఖ్యం. ఆ విషయాలు ఏంటో తెలుసుకుందాం.
సబ్జెక్ట్ లైన్ స్పష్టంగా ఉండాలి
ఈ-మెయిల్ పంపేటప్పుడు సబ్జెక్ట్ లైన్ చాలా స్పష్టంగా ఉండాలి. చాలా సార్లు వ్యక్తులు పెద్ద ఈ-మెయిల్‌లు రాస్తారు, కానీ అది దేనికి సంబంధించినదో తెలియదు. అటువంటి ఈ-మెయిల్‌లను చదివేందుకు బాస్ చాలా సమయం గడపవలసి ఉంటుంది. కానీ అది మీ ఇమేజ్‌ను కూడా ప్రభావితం చేస్తుంది. నిజానికి, పెద్ద కంపెనీలో పెద్ద బృందాలకు నాయకత్వం వహించే వారికి ప్రతి ఈ-మెయిల్‌ను వ్యక్తిగతంగా తనిఖీ చేయడం దాదాపు అసాధ్యం . అందుకే మీ ఈ-మెయిల్ విషయం చాలా స్పష్టంగా ఉండటం చాలా ముఖ్యం. తద్వారా ఈ ఈ-మెయిల్ దేనికి సంబంధించినదో వెంటనే తెలుసుకోవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు త్రైమాసిక విక్రయాల నివేదికను పంపుతున్నట్లయితే, పూర్తి సబ్జెక్ట్ లైన్‌లో “త్రైమాసిక విక్రయాలపై నివేదిక” అని రాయండి. కేవలం రిపోర్టు రాసి వదిలేయకండి. ఇది మీ బాస్ లేదా సహోద్యోగులకు దాని గురించి వెంటనే తెలుసుకునేలా చేస్తుంది. తద్వారా వారు మెయిల్‌ను అర్థం చేసుకోవడం సులభం అవుతుంది. ఇది వారి సమయాన్ని ఆదా చేస్తుంది.
Also Read: Venkaiah Naidu: న్యాయవ్యవస్థ చట్టాలు చేయలేదు.. మాజీ ఉపరాష్ట్రపతి కీలక వ్యాఖ్యలు..
నమస్కారం చాలా ముఖ్యం
సబ్జెక్ట్ లైన్‌తో పాటు, వృత్తిపరమైన ఈ-మెయిల్‌లను పంపేటప్పుడు ప్రజలు నమస్కారం విషయంలో కూడా ప్రత్యేక శ్రద్ధ వహించాలి. మీరు యజమానికి, సీనియర్‌కి లేదా ఎవరికైనా అధికారిక ఈ-మెయిల్‌ను పంపుతున్నప్పుడు, దానిని “డియర్ ABC” లేదా “గౌరవనీయమైన ABC” అని సంబోధించకుండానే పంపండి.
క్రాస్ చెక్ చేయండి
ప్రొఫెషనల్ ఈ-మెయిల్ రాసిన తర్వాత, దాన్ని పంపే ముందు ఒకసారి చదవండి. ఏదైనా పదం, స్పెల్లింగ్, ఇతర సమాచారం తప్పుగా ఉందో లేదో తనిఖీ చేయండి. ఇది జరిగితే, దాన్ని సరిదిద్దండి, ఎందుకంటే వ్యాకరణ తప్పు ఎక్కడైనా పట్టుబడితే, అది మీ జ్ఞానాన్ని కూడా ప్రశ్నిస్తుంది. కాబట్టి దానిని గుర్తుంచుకోండి.
అన్నింటికీ సమాధానం ఇవ్వవద్దు
బాస్ లేదా సీనియర్‌కి పంపుతున్నప్పుడు, మీరు అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వడం లేదని తనిఖీ చేయండి. ఎందుకంటే ఈ సమాచారం మీ సీనియర్ లేదా సంబంధిత వ్యక్తికి తప్ప ఇతరులకు ఉపయోగపడదు, అప్పుడు వారి సమయం వృధా అవుతుంది. ఇది కాకుండా, మీరు పంపే సమాచారం కూడా ప్రతికూలంగా మారుతుంది. దీన్ని గుర్తుంచుకోండి.